Bättre tillgänglighet och större flexibilitet med Aurora teleQ

Under september 2019 infördes Aurora teleQ på alla Region Gotlands verksamheter. I ett tätt samarbete med regionens avdelning för Kvalitet och Digitalisering (KoD) kunde implementeringen genomföras under ett fåtal veckor. Efter införandet har både användare och patienter dragit nytta av det nya systemet.

Utmaningen

Det telefonisystem som Region Gotland använde innan övergången till Aurora teleQ var komplicerat att jobba i för användarna. Detta ledde till mer jobb för KoD-avdelningen. De behövde ofta genomföra ändringar och lägga mycket tid på support. Användarna stördes dessutom i sitt arbete då de administrativa arbetsuppgifterna inte kunde skötas på ett smidigt sätt.

Lösningen

Under september 2019 infördes Aurora teleQ på alla Region Gotlands verksamheter. I ett tätt samarbete med Kvalitet och Digitaliserings-avdelningen kunde implementeringen genomföras och medföljande utbildningar hållas hos verksamheterna under ett fåtal veckor. KoD-avdelningen visade tidigt ett intresse för att lära sig så mycket om Aurora teleQ som möjligt. Detta underlättade både under införandet och efteråt när verksamheterna självständigt började använda systemet.

Resultatet

Region Gotland uppnådde 97% telefontillgänglighet under hösten 2019. Kate Karlsson, projektledare och objektsförvaltare av Aurora teleQ, tror att en anledning till de fina siffrorna är att de kunnat lägga in informationsmeddelande i köerna. Detta har gjort att patienterna inte alltid måste prata med någon för att få den information de behöver. En annan fördel är att användarna själva kan göra justeringar i köer, meddelanden och liknande vilket har ökat flexibiliteten och minskat behovet för användarna att kontakta KoD-avdelningen för hjälp. Detta märker även Aurora Innovations support där antalet användare från regionen som hör av sig med frågor är mycket lågt.

”Efter införande av Aurora teleQ tar vi sällan emot ärenden från användare där de behöver hjälp – nu är det snarare förfrågningar om hur de skulle vilja använda systemet för att göra nya saker!”

– Kate Karlsson, Objektsförvaltare av Aurora teleQ i Region Gotland